Prioriteren, we vinden het maar lastig. Op alle dingen die gedaan moeten worden “ja” zeggen is niet zo moeilijk, echt lastig wordt het om ergens “nee” tegen te zeggen. Zeggen dat je bepaalde dingen niet gaat doen. Althans, niet nu. Maar je zult moeten prioriteren, je kan niet altijd alles doen. En voor het prioriteren kun je gebruik maken van het Eisenhower model.
“Wat belangrijk is, is zelden dringend en wat dringend is, is zelden belangrijk” – Dwight Eisenhower
Het Eisenhower model is waarschijnlijk één van de bekendste modellen voor time management. Dwight Eisenhower, president van de Verenigde Staten tussen ‘53 en ‘61, was een time management meester die niet alleen veel gedaan kreeg binnen één vakgebied, hij was een duizendpoot die overal tot de bodem ging wanneer het op kennis en productiviteit aan kwam. Hoe kreeg hij dat voor elkaar? Door onderscheid te maken tussen zaken die belangrijk zijn en zaken die urgent zijn.
Volgens Eisenhower is iedere takenlijst in vier categorieën in te delen:
Kwadrant 1: Belangrijk en Urgent
In dit kwadrant staan alle zaken die belangrijk zijn en nu gedaan moeten worden. Zorg ervoor dat deze taken zo snel mogelijk gedaan worden en begin als eerste met deze taken. Laat deze categorie taken niet meer dan 5% van de takenlijst en tijd in beslag nemen.
Kwadrant 2: Belangrijk en Niet Urgent
In kwadrant 2 vallen alle zaken die belangrijk zijn, maar niet urgent. Taken die je inplant om op een later moment uit te voeren, maar waar je soms niet echt aan toe komt. Zoals blogs schrijven, video's maken of tijd voor jezelf inplannen. De realiteit is dat je aan deze taken nooit toe zal komen, tenzij je ze in je agenda zet.
Kwadrant 3: Niet Belangrijk en Urgent
In dit kwadrant staan zaken die niet belangrijk zijn, maar wel urgent. Over het algemeen kan je de zaken die in dit kwadrant staan delegeren aan andere. Een voorbeeld van een taak uit dit kwadrant is social media. De uitdaging is om je niet bezig te houden met deze zaken, maar juist te delegeren.
Kwadrant 4: Niet belangrijk en Niet Urgent
In dit kwadrant staan alle zaken die niet belangrijk zijn en niet urgent. Eigenlijk zeggen we hiermee dat zit zaken zijn die jij beter niet kan doen, maar iemand anders ook niet. De zaken die in dit kwadrant staan zijn geen taken, maar meer activiteiten. Deze activiteiten kunnen bijvoorbeeld zijn: zinloos video's kijken op YouTube of urenlang tv kijken. Hartstikke zonde van jouw tijd. Probeer daarom deze activiteiten te vermijden.
Waarom het werkt
Het Eisenhower Model geeft je een helder raamwerk om slimmer je werk, tijd voor het gezin, en dagelijkse taken mee in te delen. Je weet op die manier namelijk waar je:
Waar je meteen aan moet beginnen
waar je daarna mee aan de slag kan
wat je aan je collega, kind of partner kan overlaten
wat je eigenlijk helemaal niet zou moeten doen.
Die laatste is de meest onderschatte categorie van allemaal. Dit zijn dingen waar je totaal niet mee bezig zou moeten zijn, maar waar je toch je tijd aan (hebt) verspilt en quasi druk mee bent geweest. Die moet je schrappen.
Schrappen is de sleutel
Het principe van schrappen is simpel: er is geen manier om iets sneller te doen, dan door het helemaal niet te doen. Dit is geen excuus om lui achterover te gaan hangen. Het is een manier om prioriteiten in je takenlijst aan te brengen en om de juiste beslissingen te maken over je taken – á la Eisenhower. En we komen tot die ene lastige maar essentiële vraag: “Zou ik me hier eigenlijk wel mee bezig moeten houden?”. Het is gemakkelijk om jezelf bezig te houden en ‘druk, druk, druk’ te lijken dan om écht na te denken over wat je aan het doen zou moeten zijn: met taken uit Eisenhower’s categorie 1, 2 of 3.
Checklist: dringend of belangrijk?
Dringend: waar ben ik naartoe aan het werken? Waar draagt de taak op korte of lange termijn aan bij?
Belangrijk: wat zijn mijn normen en waarden? Ben je een familieman? Een carrièretijger? Een combinatie? Hecht je veel waarde aan je hobby’s of aan tijd met je kinderen? Dan zijn dat jouw normen en waarden. Die zaken zijn altijd ‘belangrijk’, want ze maken jou wie je bent. Verlies ze nooit uit het oog doordat ‘dringende’ zaken teveel op de voorgrond dringen.
Draagt deze taak iets bij aan één van beide? Bedenk altijd of een taak bijdraagt aan een doel of deadline (vraag 1) of aan je normen en waarden (vraag 2). Doet hij dat bij geen van beide? Schrap de taak. Nu. Doe het. Streep erdoor – en kijk eens hoe veel tijd je zojuist vrijgemaakt hebt voor de leuke dingen in het leven.
Comentarios